Prečo treba upraviť frekvenciu objednávania a dopĺňania zásob?

Podrobnosti: Uverejnené utorok, 06. február 2018

Výška zásob na mieste predaja, v regionálnom, alebo v centrálnom sklade sa najčastejšie určuje podľa času a spoľahlivosti dopĺňania zásob medzi jednotlivými článkami reťazca a na základe predpovede predaja (angl. forecast).

doplnanie zasob velky perex

Výška zásob danej skladovej jednotky (SKU – Stock Keeping Unit) v jednotlivých článkoch reťazca závisí od toho, akú vysokú dostupnosť tejto SKU chcete na danom mieste držať. Platí, že čím je vyššia dostupnosť tovaru po ktorom je rastúci dopyt, tým vyššie sú výnosy z predaja, aj zákaznícka spokojnosť.

Plánovaním, respektíve predpoveďou spotreby SKU na danom mieste sa organizácie snažia zabezpečiť čo najvyššiu dostupnosť. K predpovedi sa pridá poistná zásoba na vykrytie spoľahlivosti a času doplnenia zásob.

„Rovnica“ následne znie: Čím vyššia je nespoľahlivosť predpovede spotreby a doplnenia tovaru, tým je na držanie vysokej úrovne dostupnosti potrebná relatívne vysoká zásoba danej SKU.

V predchádzajúcom článku o agregácii sme si vysvetlili, prečo musí byť najväčšie množstvo zásob umiestnené na najvzdialenejšom bode od miesta predaja. Za týmto predpokladom stojí nie len logika veci, ale aj matematika a teória pravdepodobnosti.

Pokiaľ by sme umiestnili najväčšie množstvo zásob na najvzdialenejší bod od miesta predaja, tak spoľahlivosť predpovede a doplnenie zásob zohrávajú významnú úlohu v tom, koľko zásob budeme držať v najvzdialenejšom bode. A tiež v nasledujúcich článkoch reťazca (od najvzdialenejšieho bodu po miesto predaja). Dôsledok toho je, aké celkové množstvo zásob držíme v celom systéme.

Predpoveď predaja

Výšku dopytu v jednotlivých článkoch reťazca možno určiť na základe predpovedí (angl. Forecast). Predpoveď vzniká z historických a súčasných dát, skúseností, trendov a tiež zo želaných budúcich výsledkov. Z praxe zrejme viete, že predpovede nie sú vždy presné.

Na úrovni centrálneho nákupu je predpoveď zvyčajne presnejšia, ako na úrovni miesta predaja. Nedokážeme presne predpovedať, koľko kusov a hlavne na akom predajnom mieste sa predá napríklad zajtra, prípadne koľko napríklad v 28. týždni v roku.

Pokiaľ chcete mať vysokú dostupnosť danej SKU, tak vás variabilita v dopyte a nepresnosť predpovedí núti na danom mieste držať vyššie zásoby, než je potrebné.

Dopĺňanie zásob

Pokiaľ nedokážete dopyt presne predpovedať, tak Teória obmedzení vychádza z predpokladu obmedziť závislosť na predpovediach a investovať svoje schopnosti do rýchlej reakcie na aktuálny dopyt. Rýchlou reakciou na aktuálny dopyt sa myslí PULL systém doplňovania zásob (bližšie vysvetlenie v ďalšom článku). K systému PULL je však potrebné upraviť frekvenciu objednávania a doplňovania zásob.

Upravenou frekvenciou objednávania a dopĺňania zásob spôsobíte, že tovar „tečie“ od najvzdialenejšieho bodu smerom k miestu predaja rýchlejšie. Pokiaľ viete tovar doplniť rýchlejšie, tak vám stačí zhromažďovať len toľko zásob, aby ste vedeli pokryť spotrebu za tento čas doplnenia. Napríklad keď doplnenie zásob trvá jeden deň, tak v podstate na mieste predaja stačí držať zásoby na vykrytie jedno dňovej spotreby.

uroven zasob

Obrázok 1:
Úroveň zásob verzus rýchlejší čas objednávania a doplňovanie zásob.

Mnohým z vás sa zrejme naskytne otázka...Čo zvýšené náklady na prepravu, vychystanie tovaru, administratíva, atď..? Akú optimálnu frekvenciu objednávania a doplňovanie zvoliť, by malo byť určite rozhodnutie ekonomické.

Pri tomto rozhodnutí by som neodporúčal hodnotiť ho len z pohľadu úspor z rozsahu. Pokiaľ na túto problematiku pozeráte len z jedného pohľadu a to z hľadiska úspor z rozsahu (množstvo/cena), tak z toho vychádza potreba objednávať naraz čo najviac tovaru a prepravovať čo najmenej a vo veľkých množstvách. Len tým sa dá zabezpečiť najnižší množný náklad na daný tovar.

Pokiaľ ste si vedomí, že organizácia je jeden celok a jednotlivé časti sú medzi sebou poprepájané, tak zmena na jednej strane prináša očakávané, alebo neočakávané dôsledky na druhej strane organizácie.

Keď má byť moje ekonomické rozhodnutie založené na organizácii ako celku, tak zvýšením frekvencie objednávania a doplňovania zásob sa na jednej strane o niečo znížia úspory z rozsahu (náklad na jednotku tovaru stúpne), ale na druhej strane sa znížia zásoby, uvoľnia sa financie, zlepší sa Cash-Flow, obrátka tovaru, zvýši sa celková dostupnosť produktov a teda aj výnosy a zisk spoločnosti.

Možností ako nájsť optimum pri zvýšení frekvencie objednávania a doplňovanie je veľa. Napríklad od jedného dodávateľa sa dá namiesto 5 produktov vo veľkých množstvách kúpiť 10 produktov v menších množstvách a tým pádom ponúknete aj svojim zákazníkom väčší výber produktov. To môže pozitívne ovplyvniť predaj.

Vyššou frekvenciou objednávania docielite, že v predchádzajúcich článkoch reťazca budú mať väčší prehľad o aktuálne spotrebe a môžu na prípadné výkyvy v spotrebe rýchlejšie reagovať, prípadne lepšie plánovať celkové nákupy.

Agregácia spotreby spolu s upravenou frekvenciou objednávania a doplňovanie zásob patria do ďalších krokov na vyriešenie konfliktu distribúcie a dodávateľského reťazca.

Konflikt znie: „držať viac alebo menej zásob“?

Dôležitým faktorom na vyriešenie tohto konfliktu je PULL systém doplňovanie zásob, teda rýchla reakcia na aktuálny dopyt. Rýchlu reakciu, ako aj hlbšie vysvetlenie toho, prečo predpovede spotreby na úrovni produktu a miesta predaja nie je možné presne predpovedať bude témou nasledujúceho článku. Čo však teraz možno vyvodiť? Pokiaľ spotrebu nie je možné presne predpovedať a v rámci úspor z rozsahu má organizácia dlhý čas doplnenia zásob, tak na vysokú úroveň dostupnosti danej SKU, je na mieste predaja potreba držať viac zásob, než je potrebné. Toto nie je ale riešením konfliktu, ale len priklonením sa na stranu: držať viac zásob.