Ako odbremeniť IT oddelenie?

Počas mojich služobných ciest som sa stretol v mnohých firmách s názorom, že ich IT oddelenie je čierna diera, do ktorého musia nalievať tisíce eur a výsledok je ťažko merateľný. Preto sa snažím vysvetľovať, že to nie je otázka toho, že by moderné IT technológie boli tak drahé. Dôvodom môže byť nesprávne nastavenie vnútropodnikových procesov, alebo nevyužívanie potenciálu IT techniky a infraštruktúry. Veď samotné firemné multifunkčné zariadenie už dávno neslúži len na tlač a skenovanie dokumentov. Prostredníctvom kancelárskych multifunkčných zariadení môžete jednoducho naskenovať dokumenty s ich následným automatickým uložením v  digitálnej podobe, pričom sú okamžite dostupné v podobe vernej originálu. Týmto spôsobom môže spoločnosť zredukovať stohy papierov a pracovať so súbormi výlučne vo virtuálnom elektronickom prostredí, ktoré otvára nové možnosti zdieľania, schvaľovania, zálohovania, alebo zverejňovania dokumentov.

 

Mojim druhým poznatkom je aj to, že firmy sa boja cloudových riešení. Zálohovať všetky dokumenty externe profesionálnou firmou, ktorá sa sústreďuje na tieto služby je dnes skutočne bezpečné. Firma vám totiž musí garantovať neobmedzený prístup k službám, rovnako aj ochranu pred ukradnutím či skopírovaním súborov. Keď má firma svoje dáta a súbory uložené na serveroch vo svojich priestoroch, riziko úniku je často vyššie. Som presvedčený, že využívanie cloudových služieb dokáže súčasne výrazne odbremeniť vaše IT oddelenie. Nemusíte investovať vaše firemné peniaze do budovanie úložiska dát a zabezpečenie jeho ochrany, čo v súčasnej situácii nielenže je nákladné, ale trendy v bezpečnosti sa rýchlo menia a spoločnosti nemajú kapacity držať krok s týmto vývojom. Preto to radšej nechajte na odborníkov, ktorí sa na to špecializujú.


Ak máte ťažkosti nielen s vyťažením svojho IT oddelenia, ale aj s veľkými firemnými nákladmi, pravdepodobne aj tu máte rezervy, kde môžete zefektívniť svoje procesy. Mnoho firiem napríklad dodnes nevyužíva operatívny lízing, kedy si nákladné firemné zariadenia alebo autá nemusí kupovať, ale si ich len prenajme. Je to jednoduchá vec, ktorá dokáže ušetriť veľa peňazí. Rovnako mnoho slovenských firiem ešte stále nepracuje s digitalizovanými dokumentmi. Účtovníčka tak nemusí robiť sprievodné papiere ku každej faktúre a obiehať polovicu firmy pre podpisy. To sa už dnes nerobí.

 

Všetko sa dá robiť digitálne, v elektronickej verzii. Okrem ušetrenia peňazí, odbremeňujete svojich zamestnancov, šetríte životné prostredie a súčasne zvyšujete ochranu svojich firemných dokumentov. V modernej digitálnej dobe, je jednoduchšie zabezpečiť proti zneužitiu elektronický dokument, než ten v papierovej verzii. Som presvedčený, že tieto výhody sú pre každú firmu, ktorá chce uspieť v tvrdom konkurenčnom boji, zásadné. Skôr, alebo neskôr sa k nim väčšina slovenských firiem istotne dopracuje.

 

Tomáš Zverbík, ECM Business Consultant, Konica Minolta Slovakia

Video

Pozvánka na Retail Summit 2021

Retail Podcast

Category Management: Čo vás čaká pred implementáciou?

Otvoriť na novej karte

RETAIL SLOVNÍK

 NOVINKA 

retail slovnik bannerLexikón najpoužívanejších odborných pojmov a skratiek v oblasti retailu

PARTNERSKÉ MÉDIÁ

 

Retail News CZ

 

Packaging Herald

banner KW

 

www.zahradnymagazin.sk