Firmám vládne digitalizácia

Na Slovensku je zaužívaný zvyk, ktorý pretrváva celé roky a nevieme sa od neho odpútať. Pokiaľ dohoda alebo faktúra medzi obchodnými partnermi nie je na papieri, ako keby ani neexistovala. Podľa môjho pohľadu je to dané dlhoročnými skúsenosťami ľudí. Je potrebné sa cez tento stereotyp preniesť a pochopiť, že udržateľný úspech vášho podnikania tkvie v niečom inom. Je to o efektívnosti, maximálnom využívaní moderných technológií, ktoré zefektívňujú a zlacňujú vnútropodnikové procesy, ktoré je potrebné neústále prispôsobovať rastu vášho podnikania. 

 

Podľa môjho názoru každý, kto aspoň raz v živote viedol firmu alebo skupinu ľudí, mi dá za pravdu, že čím menej papierov a najrôznejšej dokumentácie, tým lepšie. Nie je nič demotivujúcejšie ako obehávať kolegov po kanceláriách, aby všetci zodpovední zamestnanci potvrdili spracovanie faktúry. A to nerátame vytvorenie „košieľky“ k faktúre a ostatné s tým súvisiace úkony. Mnohí z nás to veľmi dobre poznajú.

 

Dá sa to robiť aj inak. Úprimne oceňujem, že služby, ktoré ponúkame našim klientom súčasne využívame priamo aj u nás vo firme. Uvediem vám niekoľko názorných príkladov. Už niekoľko rokov totiž nepoužívame papierovú knihu príchodov a odchodov. Nahradila ich ID karta, ktorou sa prihlásim na našom multifunkčnom zariadení. O všetko ostatné sa postará softvér a všetky potrebné štatistiky dostane účtovníčka v prehľadnej forme. Dnes je naozaj už neefektívne, keď office manažérka ručne ráta dochádzku, alebo využíva excelové tabuľky. Veď hodiny práce, ktoré by si tým ušetrila môže venovať iným a rovnako dôležitým veciam.

 

Som presvedčený, že sa nemusíte báť byť bezpapierový. Možno si poviete, že radšej všetko máte trojmo, keby prišla  kontrola. Skeptici hovoria o nevyjasnenej legislatíve, ktorá núti podnikateľov prevádzkovať účtovníctvo  aj v papierovej podobe. Zákon o účtovníctve to však striktne neuvádza. Firmy môžu vďaka digitalizácií sledovať pohyb svojich dokumentov a, rovnako sa im zrýchli a zefektívni spracovanie prichádzajúcich dokumentov. K existujúcim elektronickým dokumentom sa jednoducho nastavia prístupové práva. Budú tak mať dokonalý prehľad o tom, kto a ako pracoval s daným dokumentom. Na elektronickú správu dokumentov nadväzuje aj jej archivácia a riešenie zabezpečenia dokumentov a  firemných dát. Do toho patrí zaručený elektronický podpis, ktorý však nie je povinný, pečiatka, zamedzenie vstupu neoprávnených zamestnancov do dokumentov. Čoraz dôležitejším sa stáva aj riešenie na zamedzenie úniku dát z firmy, alebo ochrana dokumentov proti poškodeniu, zničeniu či odcudzeniu.  Rovnako sa tak aj znížia náklady na archiváciu dokumentov. To ocenia veľké firmy, ktoré bojujú s vysokými prevádzkovými nákladmi archívu. Navyše v dnešnej dobe je možné jednoduhšie pozmeniť obsah papierového dokumentu, než dokumentu v elektronickej podobe.

 

Inovácií vo firme sa skutočne nemusíte báť. Som totiž presvedčený, že ak chce firma ďalej rásť a rozvíjať sa, inovácie a využívanie moderných spôsobov vedenia firmy sa stávajú nevyhnutnosťou.

 

Tomáš Zverbík, ECM Business Consultant, Konica Minolta Slovakia

Video

Vitajte vo svete MINIT... robíme Váš deň krajším

Retail Podcast

Category Management: Čo vás čaká pred implementáciou?

Otvoriť na novej karte

RETAIL SLOVNÍK

 NOVINKA 

retail slovnik bannerLexikón najpoužívanejších odborných pojmov a skratiek v oblasti retailu

PARTNERSKÉ MÉDIÁ

 

Retail News CZ

 

Packaging Herald

banner KW

 

www.zahradnymagazin.sk