Ako efektívne zrealizovať inventúru?

Inventúra je pre mnohých podnikateľov strašiakom. Kvalitne zrealizovaná inventúra je však pre firmu veľkým prínosom. Pozreli sme sa na najčastejšie chyby, ktorých sa firmy dopúšťajú, ako aj na niektoré súčasné trendy v tejto oblasti.

 

inventura2020

 

S inventúrami majú problém mnohé firmy, dokonca aj obchodníci. Táto skutočnosť sa následne odzrkadľuje v ich realizácii.


„Úroveň realizovaných inventúr v slovenských firmách je podľa našich skúseností veľmi nízka. Najčastejším problémom je nepresná evidencia skladových zásob. Veľmi často ide o oneskorené príjmy tovarov do skladu, či predaj do mínusu a z toho vyplývajúce nepresné obstarávacie ceny. Mnohé firmy považujú inventúru stále ešte za nutné zlo, ktorému sa vyhýbajú pokiaľ to len ide. Následne sa však dostávajú do nepríjemnej a zbytočnej časovej tiesne. Osobitným problémom je aj nedodržiavanie predpísaných postupov,“ konštatujú zástupcovia spoločnosti EXALOGIC.


Problémom sú veľakrát aj zle odhadnuté reálne možnosti zamestnancov a podceňovanie investícií do komplexného inventúrneho systému. „V prípade, že si jednotlivé spoločnosti realizujú inventúru svojpomocne, pravdepodobne ju vykonávajú najlepšie ako vedia. Lenže zároveň sa nedokážu porovnať s nikým iným a nepoznajú priestor na zlepšenie svojho inventúrneho procesu. Inventúra je často v takýchto spoločnostiach na konci záujmu zamestnancov aj vedenia firmy. Z našich skúseností vieme, že žiadna výrobná, či obchodná firma zatiaľ neinvestuje prioritne v rámci svojho informačného systému do modulu inventúr. Stretáme sa však s tým, že slovenské firmy majú „akýsi“ modul v rámci svojho informačného systému na vykonanie inventúry, ale porovnávať ho s na mieru vyvinutým profesionálnym systémom sa pravdaže nedá,“ uvádza Ľubomír Rybánsky, zo spoločnosti Store Invent.


Ako sa vyhnúť chybám?


Základom úspechu je predchádzať stavom, ktoré spôsobujú nepresné výsledky inventúr. „Zamestnanci predajne potravín väčšinou nemajú v náplni práce nočné počítanie všetkých zásob v predajni, či v sklade. Tak potom k tejto činnosti väčšinou pristupujú. Následne sa to prejaví v konečnom výsledku... Chybné výsledky, vysoké mzdové náklady na vlastných zamestnancov a neefektívnosť sú aspekty, ktorým pomáhame predchádzať,“ konštatuje Michal Sanitra zo spoločnosti Dantem.


Nepresnostiam sa dá vyhnúť aj včasnou evidenciou tovarov a zásob. „Firmám by sme odporúčali evidovať skladové zásoby presne a najmä včas (pravidelne evidovať príjemky). Zodpovedný prístup v evidencii sa následne prejaví v jednoduchšej realizácii procesu inventúry skladu,“ konštatuje spoločnosť EXALOGIC.


„Riešením je odstrániť všetky nedostatky internej inventúry, alebo si jej realizáciu objednať v špecializovanej firme, pre ktorú je realizácia inventúr hlavná oblasť podnikania,“ konštatuje Ľ. Rybánsky.


Prečo je inventúra nevyhnutná?


Povinnosť evidovať skladové zásoby a vykonávať fyzickú inventúru skladu vyplýva zo zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. EXALOGIC upresňuje, že bez presnej evidencie skladových zásob by nebola možná ich kontrola, nedali by sa prijímať včasné opatrenia na doplnenie chýbajúcich zásob, ani sledovať celkovú hospodárnosť skladovania. Inventúru by mala každá firma vykonávať minimálne v ročnom intervale.


So slovom inventúra sa neraz spája aj výraz prevencia. „Tento proces môžeme prirovnať napríklad k zdravotnej preventívnej prehliadke človeka. Potvrdzuje sa ňou správne fungovanie tela a dobrá zdravotná disciplína, alebo sa naopak zistí problém, ktorý sa môže okamžite riešiť. Intenzita kontrol závisí od typu prevádzky a skladu, minimálne ročná hĺbková a detailná inventúra zásob je však nevyhnutná,“ objasňuje Viliam Ukropec, konateľ spoločnosti INVENTURA SK, s.r.o.,.


Medzi dôvody, prečo sa do inventúry pustiť, patrí aj snaha odhaliť nekalé praktiky niektorých zamestnancov. „Vlastník spoločnosti, či zodpovedný manažér môže dlhodobo fungovať s predstavou výborných obchodných, či výrobných výsledkov. Neskôr ale môže inventúrny výsledok ukázať inú realitu celkového hospodárenia. Inventúra je zároveň indikátorom prístupu zamestnancov ku zvereným veciam vo firme, ich zodpovednosti k pohybu tovarov, či materiálu vo firme a v neposlednom rade odhaľuje snahy odcudzovať tovar. Z našich skúseností vyplýva, že jeden interný zlodej napácha škody aj za desiatich externých zlodejov. Inventúra realizovaná externým partnerom dáva často vedeniu spoločnosti signál, že sa vo firme dejú nekalé praktiky,“ konštatuje Ľ. Rybánsky.


Digitalizácia ako pomocník


Časom, kedy sa inventúra uskutočňovala zapisovaním a počítaním jednotlivých položiek na hárok papiera už dávno odzvonilo. „Éra elektronizácie priniesla nové trendy aj do tejto oblasti, tie výrazne urýchlili celý proces inventúry a jej efektivitu. Tovar sa dnes už dá rýchlo spočítať vďaka čítačkám čiarových kódov a softvér dokáže poskytnúť výsledok okamžite a v požadovanej forme. Spočítanie stoviek tisícov kusov tovarov v priebehu niekoľkých hodín je už bežnou realitou. Dôležité je však spomenúť, že nedostatok odborníkov vo firmách, aktuálna situácia na trhu práce, finančná a časová náročnosť inventúr vytvorila zaujímavý priestor na outsourcing tejto služby profesionálnou spoločnosťou,“ uvádza M. Sanitra. Podobný názor má aj V. Ukropec: „Viaceré spoločnosti pochopili, že tzv. „hárkové“ inventúry nie sú najideálnejším riešením, existujú modernejšie a optimálnejšie spôsoby a možnosti. Najrozšírenejšou metódou je využívanie tzv. prenosných snímačov - skenerov.“


Budúcnosťou inventúr sú aj RFID kódy.V súčasnosti sa využíva čítanie čiarových kódov, postupne nastupujú aj QR kódy. V prípade oboch technológií je ale naďalej nevyhnutné mechanické čítanie kódov čítačkou. Technológiou budúcnosti je podľa môjho názoru RFID kód, ktorý dokáže posielať informácie o tovare bezdotykovo. Myslím si, že RFID kód dokáže spôsobiť revolúciu v pohyboch tovarov v maloobchode (príjem, preskladnenie, predaj) a ten by sa vďaka tejto technológii dokázal nákladovo lepšie optimalizovať. Aktuálne pracujeme na projekte „bezdotykového obchodu“, tento zaujímavý koncept predajne by sme chceli predstaviť širokej verejnosti,“ objasňuje Ľ. Rybánsky.


Rastúci význam majú aj špecializované mobilné aplikácie. „Na zber inventúrnych dát v teréne (sklade) sa čoraz častejšie používajú mobilné zariadenia (mobilné terminály, ale aj smartfóny a tablety) a pre ne prispôsobené mobilné aplikácie. Následne sa na spracovanie získaných údajov využívajú špecializované softvéry. Aj vďaka tomu je možné inventúru vykonať kedykoľvek v priebehu spracovávaného obdobia. Fyzické množstvá ide zapisovať priamo do inventúrneho súpisu. Inventúrne rozdiely (manká alebo prebytky) program dopočíta automaticky,“ konštatujú odborníci zo spoločnosti EXALOGIC.


Interne, alebo externe?


Odpoveď na otázku, či inventúru uskutočniť vo vlastnej réžii, alebo si objednať služby externej firmy, nie je jednoduchá.

 

„Nedá sa na 100 % určiť len jedna, alebo druhá možnosť. Sú typy prevádzok, kde ani ja neodporúčam riešiť inventúru externe, ale i naopak. Hlavnou výhodou externej formy je nezávislosť, objektívnosť, prístup, ale aj kvalita služby,“ konštatuje V. Ukropec. Je na zvážení každej firmy akú formu inventúry si vyberie. Na konečné rozhodnutia vplýva viacero faktorov.


Ľ. Rybánsky uvádza, že ak si firma dokáže ustrážiť kvalitu práce svojich pracovníkov, disponuje dostatočným množstvom vhodných zamestnancov, záznamových zariadení a má informačný systém, ktorý dáta spracuje, môže si inventúru realizovať bez obáv svojpomocne. „Naša spoločnosť inventúry realizuje v noci, čiže v čase zatvorenia predajní. Ráno po otvorení predajne má klient inventúru hotovú, upratanú predajňu, k dispozícii oddýchnutý vlastný personál a môže plnohodnotne realizovať vlastné aktivity. Zároveň sa nepripravuje o tržby, pretože nie je potrebné kvôli realizácii inventúry predajňu zatvoriť,“ dodáva Ľ. Rybánsky.


Ako na kvalitnú inventúru?


Predpokladom úspešnej inventúry je perfektná spolupráca a komunikácia medzi externou firmou a spoločnosťou, ktorej tovar má byť skontrolovaný. Ľ. Rybánsky objasňuje: „V prvom rade potrebujeme mať k dispozícii databázu tovarov a čiarových kódov, aby sme dokázali systém kvalitne pripraviť. Samotná realizácia totiž vychádza z databázy klienta. Jednotlivé artikle pomenovávame v reportoch a vo výstupoch podľa toho, ako ich pozná a má označené náš klient. Nasleduje obhliadka priestorov a informácia o počte kusov tovarov v zásobe. Podľa toho pripravíme adekvátny počet pracovníkov, dohodneme si termín realizácie a formát výstupu.“


Spoločnosť INVENTURA SK, s.r.o., má na svojej webovej stránke predbežný formulár, v ňom sú uvedené všetky potrebné informácie, ktoré záujemca o inventúru vypĺňa. Medzi najdôležitejšie patria dáta o množstve artiklov, počte kusov, miesto prevádzky, typ skladovaných produktov, následne sa dohaduje riešenie a postup či už telefonicky alebo osobným stretnutím priamo u klienta.


Predinventúrne stretnutie využíva aj spoločnosť Dantem. „S firmami, ktoré oslovujeme alebo sami prejavia záujem, prebehne na začiatku krátke predinventúrne stretnutie, kde si spoločne preberieme špecifiká celého procesu, podobu dátového výstupu, termínov realizácie a obmedzení. Po tomto úvode pripravíme riešenie, ktorého príprava nám spravidla trvá pár dní, klienta však nijak nezaťažujeme. Následne prebehne samotná realizácia inventúry. Jej výsledky dostáva klient do niekoľkých hodín. Celkovo ide o veľmi rýchly proces,“ dodáva M. Sanitra. 

 

 

Michal Ondruš


Ilustračné foto: Shutterstock.com

 

Video

V boji proti vírusom je úspešný UV ROBOT

Podcast

Ako najlepšie zužitkovať obmedzenie maloobchodných a distribučných spoločností?
zuzitkovat obmedzenie maloobchodnych spolocnosti retailmagazin podcast


PARTNERSKÉ MÉDIÁ

 

Retail News CZ

 

Packaging Herald

banner KW