Znížte režijné náklady

Podrobnosti

Uverejnené štvrtok, 22. december 2016

Každá firma by chcela mať nízke náklady na prevádzku svojej kancelárie. Mnohí však povedia, že sa to vyžaduje veľké investície, alebo úspora je iba minimálna. Ukážem vám praktický príklad, že znížiť režijné náklady na tlač nie je tak ťažké, ako sa na prvý pohľad zdá.
Mestský úrad Revúca ešte donedávna tlačil dokumenty, výmery daní a poplatkov na niekoľkých malých kancelárskych tlačiarňach priamo vo svojom sídle. Miestny dvojtýždenník „Revúcke listy“ a propagačné materiály zveril do rúk externej tlačiarne. Z môjho pohľadu nejde o najlepšie riešenie, pretože okrem vyššej ceny externej tlače si mesto muselo k svojim nákladom pripočítať aj zložitú logistiku. Distribúciu vytlačených dokumentov, ako aj Revúckych listov totiž museli riešiť cez individuálny rozvoz.

Som presvedčená, že pre väčšinu firiem je interná tlač dokumentov efektívnejšia a lacnejšia. Revúca sa rozhodla to skúsiť a podľa môjho názoru sa výsledky dostavili okamžite. Malé tlačiarne, ktoré neboli stavané na veľké tlačové úlohy mesto vymenilo za prenájom moderných multifunkčných zariadení, ktoré poskytujú väčší komfort pri spracovávaní jednotlivých tlačových úloh ako aj nové služby, ktoré zamestnancom výrazne uľahčia prácu. Táto zmena dokáže iba na tlači novín ušetriť Mestskému úradu Revúca takmer 1 200 eur ročne. Ďalších cca 800 eur ročne sa ušetrí na tom, že sa mesto nemusí starať o ich údržbu. Vďaka tejto úspore si mohli dovoliť tlač prednej a zadnej strany mestských novín farebne. Doteraz boli totiž Revúcke listy iba čiernobiele.

Podľa môjho názoru pod znížením režijných nákladov je potrebné si predstaviť aj odbúranie viacerých starostí a procesov, ktoré súvisia s chodom kancelárie. Vďaka prenájmu multifunkčných zariadení mesto Revúca nemuselo vynakladať žiadne počiatočné investície a súčasne na ne získali aj záruku počas celej doby prenájmu. Vďaka garantovanému servisu a údržbe sa mesto odbremenilo od časovo náročnej povinnosti sa starať o pravidelnú výmenu opotrebovaných častí a tiež dodávku originálneho spotrebného materiálu.

Za veľkú výhodu pri znižovaní režijných nákladov firmy považujem aj to, že dnešné multifunkčné zariadenia disponujú autentifikačným systémom, prostredníctvom ktorých sa zamestnanci identifikujú napríklad čipovou kartou pri spracovávaní akejkoľvek tlačovej úlohy. Tým sa nepovolaným osobám zabráni prístup k dôverným materiálom, či už sú to výplatné pásky, zmluvy, alebo iné dokumenty. Rovnako ak zamestnanec zistí, že dal vytlačiť nesprávne dokumenty, tlačovú úlohu môže vymazať priamo zo zariadenia. Autentifikačný systém zároveň umožňuje, aby zamestnanci mohli tlačiť na ktoromkoľvek zariadení. Pokiaľ je jedno multifunkčné zariadenie obsadené, zamestnanec môže okamžite tlačiť na inom zariadení. Veľkou výhodou je aj možnosť skenovať a konvertovať dokumenty do editovateľného formátu. Práca s tabuľkami a potrebnými údajmi sa tak stáva rýchlejšia a efektívnejšia, bez nutnosti prepisovania. Tlač Revúckych listov sa zase plne automatizovala. V minulosti bolo potrebné zabezpečovať auto a priniesť výtlačky. Dnes len zamestnanec sleduje, či sa v multifunkčnom zariadení nachádza dostatok papiera, alebo či nie je potrebné odobrať výtlačky. Zo zariadenia totiž vyjdú hotové poskladané noviny.

Ukázala som vám, že zníženie režijných nákladov na tlač vo svojej firme je jednoduché, rýchle a prináša viditeľné výsledky. A je pritom jedno, či ste malá firma, veľká firma alebo štátny úrad.

Renata Juranová, produktový manažér Konica Minolta Slovakia