DMS pomáha obchodníkom rýchlejšie rásť

Podrobnosti: Uverejnené piatok, 29. september 2023

"Momentálne si viem len ťažko predstaviť fungovanie našej firmy bez DMS," hovorí v rozhovore pre RETAIL magazin.sk Michal Jakubík z konzultačnej spoločnosti MIA Solutions. V čom je tento nástroj prínosný nielen pre tých, ktorí pôsobia v segmente retailu? Kedy je najlepšie začať o ňom uvažovať?

mia solutions PRrozhovor v

V MIA Solutions sa už 12 rokov venujete poskytovaniu konzultačných služieb aj pre spoločnosti pôsobiace v FMCG sektore. Ak sa zameriame na segment menších a stredných firiem, s čím sa v každodennej rutine najčastejšie stretávate a s akými výzvami sa na vás tieto firmy obracajú?

Pre menšie firmy je zaujímavý jednoduchý manažment údajov a dokumentov, hraničiaci s archiváciou alebo tiež zdieľanie dokumentov napríklad s externým účtovníkom. Pri väčších firmách je to už viac o zložitejšej správe údajov o klientoch, dodávateľoch, zamestnancoch – celého HR procesu - od náboru, správy zamestnaneckej zložky až po školenia, správu ISO dokumentácie, celkových procesoch vo firme (napríklad schvaľovacie workflowy) a v neposlednom rade o dátovej analýze. Sofistikovanejšie fungujúce firmy chcú ísť smerom transformácie dát na informácie, kde zo svojich nahromadených dát a dokumentov v kombinácii s externými zdrojmi (verejne dostupné dáta tretích strán) chcú dostať vyššiu hodnotu informácie, ktorá im pomôže pri ďalšom rozvoji spoločnosti.

Prišli ste s riešením a vyvinuli vlastný nástroj, ktorý obchodníkom pomáha aktívnejšie riadiť firmu. Prezraďte o DMS viac.

Hlavný impulz a zároveň nápad pre DMS – Data/Document Management System – bol náš rast a následne aj chýbajúce informácie o dianí vo firme. Od prehľadu o vydaných faktúrach, objednávkach a prijatých faktúrach, zmluvách, HR záznamoch, teda ide o manažment základných dát a dokumentov v rámci firmy. Tieto informácie, samozrejme, v rámci firmy existovali, no boli distribuované medzi viacero ľudí. Mne, ako človeku, ktorý je zodpovedný za celú firmu, to však bránilo mať komplexný prehľad o celej firme.

Primárne tak išlo o centrálne úložisko firemných dát a dokumentov. Zo základných údajov som už teraz v reálnom čase schopný vidieť presné obraty a náklady firmy, konkrétny pipeline projektov na základe zmlúv a objednávok. Vidím aj informácie o klientoch a dodávateľoch, ich obratoch a dokážem robiť rozhodnutia s dostatočným časovým predstihom a čo je najdôležitejšie – tieto sú podložené reálnymi dátami.

Počas vývoja DMS však postupne prichádzame na to, čo ďalšie dokážeme v takom systéme urobiť a aké informácie vieme, aj sekundárne, z dát získať. Už len z kombinácie objednávok, zmlúv a faktúr môžeme získať informácie o plánovanom budgete projektov, priebežnom čerpaní financií v rámci projektov a z toho vyplývajúci aj „semafor“, v akom stave projekty sú. A to bez nadbytočnej agendy alebo pracovnej záťaže na ramenách projektových manažérov alebo back-office.

Kedy je správny čas zamyslieť sa nad zavedením systému pre manažment dát a dokumentov?

Keď sa na to pozerám po dvanástich rokoch fungovania firmy, do DMS ako centrálneho nástroja, by som sa pustil hneď od začiatku. Resp. v momente ako firma začne byť viac ako 1osobová. Každý začínajúci podnikateľ zrejme dôsledne prihliada na náklady a na začiatku môže, samozrejme, stačiť disk jedného počítača a tabuľkový editor – čo je riešenie „zadarmo“. V tomto riešení sa však skrýva aj riziko. Stačí, ak jedného dňa počítač nenaštartuje.

„Momentálne si len ťažko viem predstaviť fungovanie vo firme bez nášho DMS. V podstate najväčším plusom je to, že k dispozícii mám všetko na jednom mieste a v reálnom čase.“

Teraz, keď potrebujem hocijakú informáciu, nemusím obvolať pol firmy, aby som ju čo najrýchlejšie dostal. Stačí, ak sa pozriem do DMS. Ďalším obrovským plusom je spracovávanie dát a dokumentov. Predtým sme spracovávali všetky dokumenty manuálne, napríklad faktúry nám chodili v papierovej podobe. Keď som dostal faktúru na stôl, musel som písať alebo volať zodpovedným kolegom, či je faktúra v poriadku. Teraz máme všetky tieto procesy automatizované, od prijatia faktúr, cez schvaľovací proces, platbu, až po upovedomenie externého účtovníka ohľadne zaúčtovania. To, čo nám predtým trvalo týždne, teraz zvládame v hodinách. To isté platí aj pre ostatné druhy dokumentov.

Ak sa na vec pozriete očami zamestnancov, v čom je takéto riešenie výhodné pre nich?

DMS nahrádza papierovú formu a automatizuje procesy. Tým, že je celý systém elektronický, každý zamestnanec alebo externý spolupracovník má systém prístupný z akejkoľvek časti Slovenska či sveta. Na to, aby spravil potrebné kroky v rámci agendy, stačí otvoriť počítač a prihlásiť sa. Zamestnanci tak nepotrebujú byť v styku s ostatnými kolegami, aby získali dáta a informácie pre splnenie svojich pracovných úloh.

„Čo nám kedysi trvalo spracovať týždne, teraz nám trvá hodiny.“

Platí to napríklad aj pri spracovávaní podkladov pre mzdy zamestnancov. Kým pred DMS časmi sme boli schopní spracovať podklady a poslať mzdy v prvých 2 týždňoch mesiaca, teraz zamestnanci dostávajú mzdy ku 2. resp. 3. dňu v mesiaci – v závislosti od toho, kedy je víkend. Všetci kolegovia si cez DMS vyplnia pracovné záznamy (Timesheet) a v momente, keď ich máme elektronicky k dispozícii, máme automaticky aj podklady na mzdy. A to znovu bez toho, aby niekto musel prísť do kancelárie. DMS systém je obrovskou výhodou pre firmy, ktoré podobne ako my fungujú často aj v režime home office.

Na jednej strane poskytuje systém výhodu centrálnej digitálnej evidencie dokumentov, na strane druhej majú pre podnikateľov obrovskú výhodu spomínané dáta a súhrnné reporty. Najmä obchodníci zvyknú vo firme využívať viacero aplikácií a systémov, predávajú cez rôzne kanály a ucelený zdroj dát chýba.

DMS systém je flexibilný a každej firme ho vieme naprogramovať na mieru. Keď potrebuje väčšia korporácia získať primárne prehľad v mzdách a dátach o zamestnancoch, napríklad vytiahnuť informáciu, koľko zamestnancov z vybraného oddelenia dostalo odmeny za posledné tri roky, tak im nastavíme DMS, aby tieto informácie mali „stlačením jedného tlačidla“ k dispozícii.

„Pre obchodníkov môže byť cenný pohľad na predaje cez rôzne predajné kanály, ich štruktúru, zákazníkov. Reporty združujúce dáta z rôznych systémov im pomôžu lepšie plánovať skladbu ponuky, stav zásob, x-selly a up-selly a celkovo vytvoriť lepšiu bázu pre personalizáciu ponuky a riadenie vzťahov so zákazníkmi.“

V momente ako má firma všetky informácie dostupné jednom mieste, dajú sa kombinovať pre ďalšie použitie. Pri jednoduchých záznamoch faktúr dokáže firma identifikovať klientov, ktorým môže ponúknuť zľavu a motivovať ich k ďalšiemu odberu. Alebo opačným pohľadom vie identifikovať klientov, ktorí majú problém platiť načas alebo platiť úplne. V takých prípadoch dokáže firma generovať automatizovane upomienky alebo zaradiť takýchto klientov na „black-list“ a dodávať im tovar až po zaplatení, prípadne vôbec.

Všetky tieto informácie sa dajú použiť ako vernostný program resp. základný CRM systém, ktorý sa v rámci DMS dá ďalej rozvíjať. Napríklad ak obchodníci potrebujú naštartovať obchod a osloviť zákazníkov, ktorí kúpili nejaký druh tovaru a potenciálne by mohli byť Xsellovaní s iným produktom, vedia vďaka DMS dáta nielen získať, ale ich aj mať okamžite k dispozícii, a to v čase, kedy je daná obchodná príležitosť aktuálna. Systém dokážeme nastaviť pre marketingové účely, aby firma vedela základné informácie o svojich zákazníkoch a mohla ich oslovovať.

Aké ďalšie možnosti tento nástroj obchodníkom ponúka?

Pri použití niekoľkých štatistických metód dokáže napríklad firma predikovať, čo sa bude diať v najbližšom období. Počnúc výpočtom predpokladaného obratu a zisku, cez predpovedanie potrebných zásob v sklade na základe sezonality, až po zadávanie plánov predaja a následných manuálnych korekcií.

Ako je zabezpečená bezpečnosť zdieľaných dát a dokumentov v systéme?

Od začiatku sa snažíme DMS stavať ako bezpečný systém. Po prihlásení má používateľ k dispozícii iba dáta a dokumenty, na ktoré má oprávnenie. Nestane sa tak, že napríklad HR dokumenty jedného zamestnanca sú prístupné inému alebo projektové dokumenty jedného projektu sú prístupné členom tímu iného projektu.

Pokiaľ ide o bezpečnosť prihlásenia, tak, samozrejme, DMS má funkcionalitu vynútenia zložitosti hesla, časového alebo úplného zablokovania používateľa pri viacnásobnom zadaní nesprávneho hesla. Každá akcia vykonaná v DMS je logovaná, aby sa vedelo presne dokázať, kto, kedy a ako pracoval s konkrétnymi dokumentami alebo dátami.

Ak si klient vyžiada lokálnu inštaláciu DMS, vždy odporúčame chrániť si danú inštaláciu aj na úrovni serverov a firewallov, nielen štandardným blokovaním portov, ale aj napr. konkrétnych krajín.

Keď sa majiteľ firmy rozhodne takéto riešenie vo svojej firme zaviesť, čo by mal vedieť, akú prípravu to bude vyžadovať?

DMS ako riešenie sa dá zavádzať teóriu „big bang“ – kedy si majiteľ firmy povie, že od 1.1.XXXX chce mať všetky dáta a dokumenty v DMS – ale aj „step by step“ – kedy sa dohodne, že napr. prijaté a vydané faktúry pôjdu cez DMS od určitého dátumu a ostatné sa bude postupne pridávať.

V prípade „big bang“ si príprava vyžaduje výrazne viac plánovania a konfigurácie, keďže všetky dáta o dokumentoch a procesy musia byť k danému dátumu pripravené a aj otestované. V prípade „step by step“ je príprava jednoduchšia. Zoberie sa pár typov dokumentov, kde sa relatívne jednoducho dá definovať, aké údaje je potrebné zbierať, plus akými procesmi dané typy dokumentov musia prechádzať, kto a ako s danými dokumentami príde do kontaktu. Tieto informácie sa definujú v DMS, otestuje sa niekoľko dokumentov a hurá na to.

Každopádne s oboma postupmi vieme a samozrejme aj chceme našim klientom pomôcť. Je aj v našom záujme, aby DMS naši klienti využívali správne a dostali zo systému maximum.

MIA Solutions je slovenská produktovo-konzultačná spoločnosť, ktorá pre firemných zákazníkov prináša na mieru šité riešenie pre manažment dokumentov a dát - MIA DMS. Tento sofistikovaný nástroj moderného manažmentu pomáha firmám efektívnejšie riadiť financie, projekty, cashflow, procesy v oblasti HR aj marketingu a tiež predikovať dianie vo firme v budúcnosti. Spoločnosť MIA Solutions, ktorá sa zameriava aj na systémovú integráciu, monitoring a implementáciu podnikových a obchodných procesov ako i reporting spojený s analýzou a vyhľadávaním dát, stavia na 12 ročných skúsenostiach. Portfólio jej produktov a služieb našlo uplatnenie vo významných spoločnostiach na Slovensku, ale i v Čechách, Nemecku, Rakúsku, Švajčiarsku a Dánsku.

Pripravila: rs

Foto: MIA Solutions