Manažujte bezpečnosť svojich dokumentov
- Podrobnosti
- Uverejnené štvrtok, 09. marec 2017
Staré slovenské porekadlo hovorí: „Čo oči nevidia, to srdce nebolí.“ Na tomto tvrdení bude aj v súčasnosti niečo pravdivé. Úspešne by sme ho mohli aplikovať aj na oblasť podnikania. Ak si nedáte pozor a na stole si necháte položené výplatné pásky, zmluvy alebo iné citlivé dokumenty, kolegove bystré oči môžu vám, ako aj firme spôsobiť nejeden problém.
Možno si to ani neuvedomujete, ale dennodenne sú vaše dokumenty vo firme vystavené bezpečnostným rizikám. Pri mojich návštevách firiem po celom Slovensku sa opakuje jeden a ten istý obraz. Ak sa prejdete po jednotlivých oddeleniach v akejkoľvek firme, vidíte na stoloch položené zmluvy, výplatné pásky alebo iné dôverné dokumenty.
Pri odchode z pracovného miesta si zamestnanci nezamykajú počítače, a zároveň sa po oddeleniach pohybujú ľudia, ktorí tam nie sú zamestnancami firmy. Ruku na srdce, asi každý z nás niekedy posiela dôverné informácie emailom, či dokonca prostredníctvom verejného úložiska. Keď som premýšľal nad tým, prečo je tomu tak, dospel som k jednoznačnému názoru. Neraz je pre zamestnanca jednoduchšie poslať doklady cez verejné úložisko, ako „obťažovať“ IT oddelenie svojej firmy, aby mu vytvorili možnosti na prenos citlivých dokumentov. Chybou, ktorou trpí mnoho slovenských firiem, sú tak nesprávne nastavené procesy pohybu dokumentov a informácií. Či už vo vnútri firmy alebo navonok. Podľa môjho názoru je táto jednoduchšia cesta nebezpečná. Týmto konaním vystavujete seba, ako aj firmu potenciálnemu riziku zneužitia informácií.
Medzi najčastejšie chyby v bezpečnosti dokumentov vo firme patria:
- Dôverné dokumenty na stoloch
- Odomknutý prístup do počítača
- Nedostatočné zabezpečenie informácií
- Nechránená výmena dokumentov
- Odosielanie informácií verejným kanálom
- Nedodržiavanie interných bezpečnostných predpisov
- Nechránená tlač
Jednoduchým riešením je nielen dodržovanie stanovených bezpečnostných pravidiel vo firme, ale najmä zabezpečenie ochrany informácií. Je potrebné si uvedomiť riziká a vyvarovať sa situáciám, pri ktorých by si zamestnanec mohol skopírovať databázu kontaktov alebo kópie zmlúv. Moja rada na zvýšenie bezpečnosti vašich firemných dokumentov je veľmi jednoduchá. Neposielajte dôverné dokumenty emailom alebo cez verejné úložisko. Nemáte totiž prehľad o tom, čo sa s ním následne deje, kto ich videl, alebo kto má k nim prístup. Je podľa mňa žiaduce, aby ste mali nástroj, ktorý zoberie každý váš firemný doklad (faktúra, evidenčný list, dovolenkový lístok) a premení ho do elektronickej podoby, uloží ho na bezpečné úložisko a stanoví, kto vo firme má k tomuto dokladu prístup. Môžete presne sledovať čo sa deje s daným dokumentom, či sa ho niekto bez oprávnenia pokúšal otvoriť, alebo nebodaj vytlačiť. Dokážete tak efektívne riadiť informácie v reálnom čase.
Môžete tak veľmi jednoducho manažovať svoju bezpečnosť firemných dokumentov.
Tomáš Zverbík, ECM Business Consultant, Konica Minolta Slovakia
