Uvoľnite ruky vášmu personalistovi
- Podrobnosti
- Uverejnené utorok, 31. január 2017
Nech podnikáte v akomkoľvek odvetví, personálne oddelenia majú podľa mňa niečo spoločné. Zásuvky a stoly plné papierov, najrôznejších listín a dokladov. Niektorí pritom nadobúdajú pocit, že papierovačky nemajú konca kraja. Pritom trendom nielen na personálnych oddeleniach je zbavovať sa nepotrebných papierov a všetku agendu vyriešiť digitálne. Ukážem vám, že to nie je vôbec ťažké.
Prostredníctvom kancelárskych multifunkčných zariadení môžete jednoducho naskenovať a následne automaticky uložiť dokumenty v ich digitálnej forme, pričom sú okamžite dostupné v podobe vernej originálu. Podľa môjho názoru každý HR pracovník ocení, ak by mal nástroj, ktorý zoberie každý firemný doklad a premení ho do elektronickej verzie, uloží ho na bezpečné úložisko a stanoví, kto vo firme má k tomuto dokladu prístup. Personalista môže presne sledovať čo sa deje s daným dokumentom, či sa ho niekto bez oprávnenia pokúšal otvoriť, alebo nebodaj vytlačiť. Vďaka digitálnej podobe dokumentov môžete efektívne zredukovať stohy papierov.
Avšak na to, aby ste sa stali bezpapierovou firmou samotná digitalizácia nestačí. Je to len prvý krok, za ktorým by mala nasledovať optimalizácia správy dokumentov. Na optimalizáciu správy dokumentov slúžia najrôznejšie softvérové riešenia známe pod názvom Business process management. Vďaka nim je práca s dokumentmi prehľadná, jednoduchá a plynulá.
Skvelý príklad sú podľa môjho názoru opäť HR pracovníci. Elektronicky môžu evidovať všetky žiadanky od zamestnancov, priepustky od lekára, zmluvy, dovolenkové lístky, dotazníky, správy, reporty. Na jednej strane sa odbremeníte od hŕby papierov a budete chrániť životné prostredie, a zároveň výrazným spôsobom znížite možnosť falšovania, zneužitia či straty týchto elektronických dokumentov. Rovnako môžete nastaviť aj limity či obmedzený prístup pre vybraných zamestnancov. Často sa stretávam, že firmy sú skeptické voči týmto novinkám. Argumentujú tým, že sa to pre nich neoplatí. Môžem vás však ubezpečiť, že na bezpapierovom princípe môže fungovať akákoľvek spoločnosť, dokonca aj eseročka s menším počtom zamestnancov. Všetko závisí od vôle posúvať sa vpred a súčasne pritom ušetriť prevádzkové náklady.
Pri svojich návštevách firiem po celom Slovensku sa ešte stále stretávam s papierovou evidenciou dochádzky. Osobne si myslím, že je to len zvyk z minulosti a o niekoľko rokov papierové evidenčné knihy nadobro vymiznú. Firemná účtovníčka aj tak všetky tieto údaje musí následne „nahádzať“ do počítača. Vymeňte to za jednoduché priloženie kartičky napríklad k tlačiarni. Nielen, že tým zamestnanec zaevidoval svoj príchod, ale účtovníčke, personalistovi a účtovnému oddeleniu ušetril desiatky minút otravnej práce a vám ušetril náklady na tieto úkony.
Aj taký nástup nového zamestnanca pre firmu a najmä pre HR pracovníka je spojené so zvýšenou agendou súvisiacou s jeho prijatím. Ak sa vaša firma rozhodne pre digitalizáciu a efektívnu správu dokumentov, prijatie zamestnanca spočíva iba v niekoľkých kliknutiach. Či už je to zaslanie návrhu zmluvy, zaevidovanie zamestnanca do databázy až po podpis samotnej pracovnej zmluvy. Dnes tieto veci viete vybaviť rýchlo, efektívne, bezpečne. Vďaka tomu sa vy, ako aj váš HR pracovníci, môžete sústrediť na iné produktívne veci.
Tomáš Zverbík, ECM Business Consultant, Konica Minolta Slovakia
