Rastúce možnosti multifunkčných zariadení

Podrobnosti: Uverejnené utorok, 21. jún 2016

Hranice technológií sa každou minútou posúvajú vpred a tak je dnes bežným štandardom, že jedno zariadenie dokáže v sebe spájať niekoľko funkcií a ponúknuť tak širokú paletu inteligentných riešení.

Ani televízor už neslúži len na pasívne sledovanie programu. Užívateľovi dokáže poskytnúť širokú škálu iných výhod založených na internetovom pripojení. Počas reklamy si môžete skontrolovať profil na sociálnej sieti, prečítať mail, prehrať video či zahrať hru. Prepojíte účet na internetové konto či smartfón, z ktorého si zvolené video odošlete do televízora. Alebo chladnička, ktorá si kontroluje vlhkosť pri skladovaní zeleniny a upozorní vás na zle uzatvorené dvere, či vysávač, ktorý vďaka zabudovaným senzorom povysáva celú miestnosť bez vašej asistencie. Okrem spotrebičov dokáže byť smart aj automobil, telefón nevynímajúc.

Obrovský progres zaznamenali klasické kopírky, ktoré sa predefinovali na multifunkčné zariadenia v pravom zmysle slova. Tlač, sken a kopírovanie už dávno nie sú jediné funkcie týchto prístrojov. Dokumenty prevedené do elektronickej podoby je možné následne ďalej spracovávať, sú automaticky posielané do ďalšieho pracovného procesu, systémov, archivácie, evidencie alebo na schvaľovanie. Dokážu tak zefektívniť pracovné postupy vo firme, zjednodušiť komunikáciu s klientom či obchodným partnerom, odbremeniť od zbytočnej administratívy a starostí používateľov, správcu systému a ďalších oddelení, šetriť náklady ako aj dopad na životné prostredie. Multifunkčné zariadenie disponuje rôznymi softvérmi a dokáže nahradiť ďalšie jednoduché aparáty či kancelárske potreby. Aj takéto využitie ponúka multifunkčné zariadenie:

Vytlačené dokumenty poskladá, zošije, zospinkuje...
Profesionálne dokončenie tlačového produktu je neoddeliteľnou súčasťou každej produkcie – a najdôležitejšia je flexibilita. V tejto oblasti disponuje multifunkčné zariadenie najrôznejšími možnosťami dokončovania od základnej úrovne až po vysoko všestranné možnosti. Ušetrí vás manuálnej práce od dierovania a zošívania, ako aj obrovského výberu funkcií skladania a brožúrovania, dokonca skladania listov pre vkladanie do obálok. Faktúry poskladá na tretiny, a už ich len stačí vložiť do obálok a vám ušetrí čas na zmysluplnejšie činnosti. Klasický spínkovač taktiež možno škrtnúť z objednávky kancelárskych potrieb. Stroj zospinkuje viacero výtlačkov dokopy či už v rohu alebo po stranách.

Sken do e-mailu aj do súborov
Umožňuje skenovanie nielen do e-mailu ale aj do zložky v počítači alebo na serveri, v podstate sa dá skenovať kamkoľvek si na displeji zariadenia navolíte.

Ovládanie z mobilu
Tlač alebo skenovanie dokážete zadať aj z mobilného zariadenia, ak ste pripojený na tú istú sieť.

Editovateľný sken
Niekedy je potrebné papierový dokument upraviť. Vtedy prichádza na rad skenovanie do Wordu alebo Excelu, kde si je možné údaje pomeniť.

Znemožnenie zneužitiu údajov
Môže nastať situácia, kedy potrebujeme vytlačiť dokument s citlivými údajmi a chceme zabrániť jeho zneužitiu, prípadne jeho ďalšiemu šíreniu. Tlačiareň dokáže pridať na tlačený papier vodoznak, a tým je automaticky znemožnené jeho opätovné kopírovanie či skenovanie inou osobou. Alebo dôverné informácie, ktoré pravidelne tlačíte, môžete uložiť na hardisk v zariadení. Nemusíte sa obávať ich zneužitia, pevný disk totiž môžete zabezpečiť a zašifrovať podľa bezpečnostných štandardov NATO, NSA alebo US Air Force.

Pohodlný servis
Tlačiareň automaticky informuje, ak dochádza toner, zobrazovacia jednotka alebo je potrebné urobiť servisný zásah či údržbu – pošle informačný mail a zadá požiadavku priamo do systému tlačiarenskej spoločnosti, to znamená, že nie je potrebné nič nahlasovať. Spoločnosti sa snažia v čo najväčšej miere odbremeniť svojich klientov od zbytočnej správy zariadení a tak kompletný servis býva zahrnutý už v cene daného zariadenia. V prípade akéhokoľvek nedostatku, či poruchy alebo len potreby dodania papiera, zariadenie pošle do centrály správu o danej požiadavke, v prípade vážnejších komplikácií o vyslaní technika do danej spoločnosti. Ide o pohodlné riešenie bez starostí.

Evidencia dochádzky
Ani dochádzka sa nemusí realizovať vždy len prostredníctvom zapisovania sa do papierovej evidencie. Firemná účtovníčka aj tak všetky tieto údaje musí následne „nahádzať“ do počítača. Pritom stačí pri príchode alebo odchode, aby zamestnanec priložil kartičku k multifunkčnému zariadeniu a tým zaevidoval svoj príchod, alebo odchod. Získate tak kvalitnú, prehľadnú, rýchlu, jednoduchú a pohodlnú dochádzkovú evidenciu o príchode a odchode vašich zamestnancov, služobných cestách, návštevách lekára atď.

Nastaviteľný limit farebnej tlače
Môžete nastaviť možnosť tlačiť farebne pre jednotlivé oddelenia, alebo len vybraným zamestnancom, dokonca sa dá nastaviť mesačný limit takýchto výtlačkov. Výrazne tak obmedzíte zvýšené náklady za farebné strany.

Na veľkosti a hrúbke nezáleží
Do zariadenia môžete vložiť papier s dĺžkou až do 1,2 m a s gramážou až 300 g/m2. Dá sa tak tlačiť rôzne vizuály na kvalitnejší papier (panoramatické fotografie, letáky, plagáty...).

Elektronická archivácia a digitalizácia
Zariadenie je ideálnym vstupom do digitalizácie dokumentov. Dokážete naskenovať veľké množstvo materiálu za veľmi krátky čas a následne softvérové riešenia tieto naskenované dokumenty spracujú a automaticky zaradia do príslušného procesu (aj s dodatočnými informáciami – dátum a čas, číslo a typ dokumentu a pod.). Elektronicky môžete evidovať všetky žiadanky od zamestnancov, priepustky od lekára, zmluvy, dovolenkové lístky, dotazníky, správy, reporty. Dokážete automaticky nastaviť ďalšieho adresáta na ich spracovanie a riadiť tak obeh dokumentov elektronicky. Dobrý príklad toho, ako sa dá rýchlo odbaviť administratíva, poslúži nástup nového zamestnanca do firmy. Množstvo úkonov spojených s jeho prijatím, softvér zjednodušuje na úroveň niekoľkých kliknutí. Od zaslania návrhu zmluvy, cez zaevidovanie zamestnanca do databázy, požiadavky na nákup potrebného vybavenia až po podpis samotnej pracovnej zmluvy. Tieto záležitosti vďaka softvérovému riešeniu môžete vybaviť jednoducho a rýchlo bez rizika zdržania celého procesu či znehodnotenia fyzických dokladov. Výrazným spôsobom tiež znížite možnosť falšovania, zneužitia či straty týchto elektronických dokumentov.

Multifunkčné zariadenie pomôže s digitalizáciou a následnou optimalizáciou správy dokumentov prostredníctvom softvérových riešení známych pod názvom Business process management. Vďaka tomu je práca s dokumentmi prehľadná, jednoduchá a plynulá.

Tomáš Kopecký, produktový manažér Konica Minolta