Prečo je archivovanie dokumentov potrebné?

Ako treba v oblasti retailu správne archivovať dokumenty, čo všetko a ako dlho? Hovorili sme s archívnym špecialistom Marošom Vindišom zo spoločnosti Iron Mountain Slovakia.

 

maros vindis v

 

O archivácii a registratúre sa toho na slovenskom retailovom trhu doteraz veľa nenahovorilo a popritom práve tieto spoločnosti produkujú obrovské množstvo dokumentov. Prečo je pre firmu potrebné archivovať?


Bežne sa mi v praxi stáva, že klienti si často mýlia pojmy archivácia a registratúra. Pod archiváciou sa rozumie archivovanie dokumentov v štátnych archívoch podľa príslušného zákona o archívoch a registratúrach. Dokumenty, ktoré spoločnosť vytvára alebo do nej prídu sa však nearchivujú, ale uchovávajú v príručnej registratúre a následne v registratúrnom stredisku, ktoré daná firma vytvorí podľa registratúrneho poriadku. Čiže v skratke by sme mohli povedať, že vo firmách sa vytvorené dokumenty nearchivujú, ale dočasne uchovávajú.


Čo všetko a ako dlho by mali spoločnosti uchovávať?


Uchovávať treba všetko, čo spoločnosť vytvára, čiže každý záznam, dokument, ktorý je evidovaný v registratúre. K evidencii slúži hlavne registratúrny denník (kniha prijatej a odoslanej pošty), ale napríklad aj vnútropodnikový systém, ako SAP. Dĺžku uchovania jednotlivých dokumentov vymedzujú právne normy, nariadenia a líši sa od typu dokumentu. V personálnej agende firmy musia napríklad uchovávať osobné spisy zamestnancov až 70 rokov, aj kvôli výpočtu dôchodku tohto zamestnanca.

 

Čo podnik naopak nemusí uchovávať?

 

Podniky nemusia uchovávať napríklad interné poznámky a koncepty. Taktiež niektoré spoločnosti, ktoré štátny archív zaradí do skupiny, v ktorej netvoria tzv. registratúrne záznamy so znakom hodnoty A nemusia plniť všetky povinnosti ako firmy, ktoré dané registratúrne záznamy so znakom hodnoty A tvoria. Medzi tie patrí najmä komunikácia so štátnym archívom pri schvaľovaní registratúrneho plánu, vyraďovanie dokumentov so súhlasom štátneho archívu, či nahlasovanie zmeny adresy uskladnených dokumentov.

 

Na čo treba klásť pri uskladnení dokumentov najväčší dôraz?


Dokumenty by mali byť uchované v úložných jednotkách (šanóny, zakladače, spisové dosky, krabice) a správne označené. Často sa stáva, že firmy bez registratúrneho poriadku a plánu, v ktorom je okrem iného aj popísaný systém označovania a zaraďovania firemných dokumentov dávajú napríklad faktúry do jedného šanónu s prichádzajúcou poštou alebo ich zakladajú k zmluvám, čo je z pohľadu registratúry nesprávny postup. Každá vecná skupina dokumentov ako napríklad faktúry v rámci účtovnej agendy, by mala mať správne označenie a dobu, dokedy je potrebné dokumenty uchovať. V prípade faktúr je zákonná povinnosť uchovania 10 rokov. Dobre spracovaný registratúrny poriadok teda prináša do spoločnosti poriadok a „zdravie“ firmy, čo je nevyhnutnou podmienkou pre efektívne fungovanie jej zamestnancov.

 

Aké zásady treba pri uchovávaní dodržiavať?


Okrem už spomínaného presného zaradenia a označenia dokumentu spolu s dobou uskladnenia je dôležitá pravidelnosť. Pretože, ak dokumenty do príslušných zložiek nezakladáme pravidelne, postupom času vznikne v spoločnosti chaos. Často sa vo firmách stretávame s nastavením, že uchovávanie dokumentov je pre vrcholových manažérov vedľajšou záležitosťou. Sústredia sa na dosahovanie obchodných plánov, no nemali by zabúdať, že registratúra je pre nich akousi „poistkou“ do budúcnosti. Tak ako si my uzatvárame životné či úrazové poistky, napriek tomu že sa dlhé roky tešíme dobrému zdraviu, jedného dňa môže prísť situácia, že práve poistenie veľmi oceníme.

 

Úplne to isté to je aj so správnym uchovávaním dokumentov. Nikdy neviete, kedy na vaše dvere zaklopú kontrolné orgány, bývalý zamestnanec, či poštový doručovateľ so zásielkou od okresného súdu. Proti takýmto situáciám je dobre poistiť sa a správne usporiadaná registratúra je prísľubom, že vždy nájdete to, čo práve potrebujete.

 

Je dôležité, aby mal správu registratúry vo firme na starosti jeden človek?


Určite áno, hovorí o tom aj zákon. Podľa neho by mal správu registratúry v spoločnosti zabezpečovať jeden na to určený zamestnanec, ktorý dohliada na jej plnenie ostatnými zamestnancami. V praxi to funguje zvyčajne tak, že táto náplň práce je pridelená zamestnancovi s inou náplňou pracovnej činnosti. Bežne ju tak vykonávajú office manageri, asistentky, účtovníci. My v Iron Mountain vieme takýmto ľuďom vo firmách pomôcť. Vypracujeme úvodnú analýzu, vypracujeme registratúrny poriadok a plán, metodicky zaškolíme, usmerňujeme a odborne vedieme. Je to len predsa veľmi špecifická oblasť a ak by sa jej mal venovať zamestnanec len sám, ľahko sa mu môže stať, že sa pomýli.


Aké sú trendy a nové možnosti v archivácii?


Súčasná spoločnosť sa čoraz viac posúva k elektronizácii a tak aj trendy smerujú viac k softérovým spôsobom riešenia registratúry vo firmách. Elektronizácia samozrejme súvisí s čoraz väčším množstvom produkovaných elektronických dokumentov, ktoré taktiež spadajú do registratúry. V neposlednom rade to všetko má súvis aj s elektronickými schránkami na platforme slovensko.sk, ktorých funkcionalita rozhodne nezabezpečuje podmienky pre dlhodobé uchovávanie registratúry.

 

A čo vízie do budúcnosti?


Správa registratúry tu vždy bola a bude. Budúcnosť nám však prinesie viac elektronických dokumentov, ktoré budú vyžadovať softvérové riešenia. Preto očakávame silné prepojenie medzi IT sektorom a uchovávaním dokumentov. Na druhej strane si však myslím, že najbližších 20 rokov je nemožné očakávať úplné dosiahnutie bezpapierových kancelárii, pretože ešte sa nenašiel efektívny spôsob, ktorý by papier nahradil tak, aby bol elektronický dokument 100% dôveryhodný a bezpečný. V tomto prípade bude naďalej platiť staré známe: „Co je psáno, to je dáno“.

 

Ako si správne zvoliť spôsob archivácie?


Dokumenty by mali byť správne uchované, označené a bezpečne uskladnené na vhodnom mieste, ktoré je chránené proti odcudzeniu, vplyvu vlhkosti, plesní, prípadne požiarov, povodní a pod.

 

registratura roky

 

Pri archivácii dokumentov vznikajú veľakrát chyby. Ako sa im dá zabrániť?


Najčastejšou chybou je neznalosť zákona. Firmy nemajú vypracovaný registratúrny poriadok a plán. Dokumenty zle uchovávajú a uskladňujú v nevhodných priestoroch. Taktiež ich vyraďujú aj pred uplynutím lehoty uloženia a v extrémnych prípadoch vyhadzujú neskartované do smetiakov, čím okrem iného porušujú tiež zákon o ochrane osobných údajov.

 

Ako môže pomôcť špecializovaná spoločnosť s archiváciou dokumentov?


V prvom rade na základe úvodného auditu vo vašej spoločnosti vyhodnotíme momentálny skutkový stav a nastavíme optimalizáciu procesov. Vypracujeme registratúrny poriadok a plán, čiže ako budete vo firme nakladať s dokumentmi, aby nedošlo k svojvoľnému zničeniu alebo strate. Ďalej tiež zaškolíme človeka, ktorý bude v spoločnosti vykonávať dohľad nad správou registratúry a outsourcujeme uloženie dokumentov v našich zabezpečených priestoroch, ktoré spĺňajú podmienky nad rámec zákona. Sledujeme aj úložné lehoty všetkých dokladov a vybavíme za klienta tiež komunikáciu so štátnym archívom vo veci vyraďovacieho konania .

 

Registratúrny poriadok a plán by teda mali byť súčasťou každej spoločnosti. Ak má dokonca firma povinnosť mať tieto dokumenty vypracované a nevytvorí ich, porušuje tým povinnosť zakotvenú v zákone o archívoch a registratúrach a hrozia jej finančné sankcie.

 

Maroš Vindiš sa venuje archivovaniu už viac ako jedno desaťročie. Vyštudoval archívnictvo na Filozofickej fakulte Masarykovej univerzity v Brne a následne nejaký čas pôsobil ako hlavný archivár pre Aries Data v Prahe. Svojmu odboru ostal verný aj po návrate na Slovensko. Už viac ako päť rokov pôsobí ako archívny špecialista v spoločnosti Iron Mountain Slovakia. 

 

Pripravil: dk
Fotoportrét: archív M. Vindiša

 

facebook-ikonagoogle-plus-ikonatwiter-ikonayoutube-ikona



Video

Slovak Retail Summit 2019

Podcast

Ako najlepšie zužitkovať obmedzenie maloobchodných a distribučných spoločností?
zuzitkovat obmedzenie maloobchodnych spolocnosti retailmagazin podcast


PARTNERSKÉ MÉDIÁ

 

Retail News CZ

 

Packaging Herald

Fashion Retail