Digitalizácia dokumentov zefektívňuje podnikanie

Podrobnosti

Uverejnené piatok, 20. máj 2016

Nech podnikáte v akomkoľvek odvetví, všade sa stretávate s agendou, ktorú by ste najradšej vypustili, ale pre chod vašej firmy predstavuje povinnú jazdu. Do tejto kategórie zaraďujem aj nikdy nekončiacu dokumentáciu, stoly zapratané kopou papierov či preplnené zásuvky. Nech robíte čo robíte, listín neustále pribúda a vy v nich začínate strácať prehľad. Mám pre vás jednoduché riešenie. Do popredia intenzívne vystupuje trend efektívnej bezpapierovej firmy. Takmer okamžite sa vám dostaví výsledok v podobe usporiadanosti, systému a prehľadnosti v danej pracovnej oblasti. A zároveň budete ohľaduplný voči životnému prostrediu.

Efektívna práca so zmluvami, dohodami a faktúrami vám môže výrazne uľahčiť každodennú činnosť a tým využiť čas zmysluplnejšie. Nehovoriac o tom, koľko papiera, tonerov, peňazí miniete, ak sa rozhodnete odignorovať nastávajúci trend. Prvým krokom, ktorý vedie k bezpapierovosti môže byť digitalizácia. Prostredníctvom kancelárskych multifunkčných zariadení môžete jednoducho naskenovať a následne uložiť dokumenty v ich digitálnej podobe, pričom sú okamžite dostupné v podobe vernej originálu. Týmto spôsobom môžete zredukovať stohy papierov a pracovať so súbormi výlučne vo virtuálnom prostredí, ktoré otvára nové možnosti zdieľania, zálohovania, alebo zverejňovania dokumentov.

Na optimalizáciu správy dokumentov vám poslúžia najrôznejšie softvérové riešenia známe pod názvom Business process management. Vďaka nim je práca s dokumentmi prehľadná, jednoduchá a plynulá. Na tomto princípe môže fungovať akákoľvek spoločnosť dokonca aj vaša eseročka má menší počet zamestnancov.

Služby optimalizácie správy dokumentov vám zjednodušia aj komunikáciu so zákazníkom či obchodným partnerom. Zmluvy, či faktúry môžete bez problémov zdieľať s oboma stranami a celá komunikácia môže trvať len pár minút. Tieto softvérové riešenia sú optimalizované aj pre mobilné zariadenia a tablety, takže praktickosť a dostupnosť informácií je takmer neobmedzená. Medzi ich ďalšie benefity zaraďujem flexibilnosť, pripojiteľnosť ku všetkým operačným systémom, ako aj s cloudovými riešeniami.

Elektronicky môžete evidovať všetky žiadanky od zamestnancov, priepustky od lekára, zmluvy, dovolenkové lístky, dotazníky, správy, reporty. Na jednej strane sa odbremeníte od hŕby papierov a budete chrániť životné prostredie, a zároveň výrazným spôsobom znížite možnosť falšovania, zneužitia či straty týchto elektronických dokumentov. Rovnako môžete nastaviť aj limity či obmedzený prístup pre vybraných zamestnancov. Ani dochádzka sa nemusí realizovať vždy iba prostredníctvom zapisovania sa do knihy príchodov a odchodov. Firemná účtovníčka aj tak všetky tieto údaje musí následne „nahádzať“ do počítača. V ekonomicky a ekologicky zmýšľajúcich spoločnostiach stačí priložiť kartičku napríklad k multifunkčnej tlačiarni a dochádzku zaznamenáte okamžite.

Každý nástup nového zamestnanca do firmy je spojený s množstvom byrokratických úkonov. Softvér však tieto činnosti zjednodušuje na úroveň niekoľkých kliknutí. Od zaslania návrhu zmluvy, cez zaevidovanie zamestnanca do databázy, požiadavky na nákup potrebného vybavenia až po podpis samotnej pracovnej zmluvy. Tieto záležitosti vďaka softvérovému riešeniu môžete vybaviť jednoducho a rýchlo bez rizika zdržania celého procesu či znehodnotenia fyzických dokladov.

Dnes už bez najmenších problémov dokážete spolu so svojou firmou fungovať úsporne, prehľadne, byť ekofriendly a zároveň šetriť čas. Dá sa to, treba len upustiť od skostnatených návykov a otvoriť myseľ novým možnostiam. Vyťažíte maximum pre seba a svoju firmu.

Michal Drobný, ECM Business consultant, Konica Minolta Slovakia